Vous êtes un tout nouveau copropriétaire et, pour la première fois, vous êtes confronté à votre syndic.
Ses missions s’articulent autour de plusieurs pôles que sont la gestion courante et administrative de l’immeuble, son entretien et sa gestion financière.
Le syndic est élu par l’assemblée générale (AG) et agit en tant que mandataire des copropriétaires. Il gère la copropriété suivant les instructions votées lors de l’AG et selon les obligations définies dans l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 sur la copropriété.
Assurer la gestion courante
Votre syndic accomplit une série de tâches courantes. Concernant l’assemblée générale, il envoie les convocations à tous les copropriétaires. Lors de cette dernière, il établit une feuille de présence, rédige le procès-verbal avec l’aide du président du conseil syndical, puis achemine les procès-verbaux d’AG par lettre simple aux présents et représentés, par recommandée aux opposants et absents. Il tient le registre des procès-verbaux qui peut être demandé par un futur acquéreur, pour savoir notamment quelles décisions récentes ont été prises en matière de travaux. Il y joint devis et marchés. Il fournit aussi des renseignements en direct aux copropriétaires.
Archiver la mémoire de la copropriété
Votre syndic conserve les archives. Elles démarrent lors de la construction de l’immeuble, relatent les événements de la vie du bâtiment (travaux, contrats d’entretien, désordres, décisions de justice, diagnostics, contrats d’assurances, changements de propriétaires, changements d’affectation des lots…). Elles sont consignées dans le carnet d’entretien de l’immeuble exigé par la loi SRU. Enfin, lors du changement de syndic, le sortant doit remettre au nouveau les archives complètes.
Assurer l’entretien et les travaux urgents
Selon l’article 18 de la loi, votre syndic est « chargé d’administrer l’immeuble, de pourvoir à sa conservation, à sa garde et à son entretien et, en cas d’urgence, de faire procéder de sa propre initiative à l’exécution de tous travaux nécessaires à sa sauvegarde ». Il veille au bon fonctionnement de l’immeuble en souscrivant des contrats d’entretien des éléments d’équipement communs (chauffage collectif, ascenseurs, espaces verts, VMC et contrats de fournitures tels l’eau, l’électricité, le gaz, en étant vigilant sur l’entretien des parties communes et en faisant effectuer les petits travaux – réparation d’une gâche, changement d’une serrure… – financés par l’enveloppe annuelle dévolue par l’AG au syndic pour répondre à des dépenses immédiates.
Lors de travaux urgents de sauvegarde, le syndic peut engager les dépenses tout en en informant les copropriétaires. Le syndic souscrit les polices multirisques de l’immeuble (incendie, dégâts des eaux, responsabilité civile). Il contracte aussi une assurance dommages-ouvrage pour les travaux relevant de la garantie décennale.
Enfin, depuis la loi SRU, le syndic établit et met à jour le carnet d’entretien de l’immeuble, véritable journal de bord des travaux entrepris au cours de la vie de l’immeuble pour une meilleure connaissance de l’état de santé du bâtiment.
Assurer la gestion financière
Avant l’AG, le syndic élabore le budget de la copropriété pour l’année suivante en présentant des budgets comparatifs antérieurs pour évaluer à la hausse ou à la baisse certains postes, voire détecter des anomalies. Par ailleurs, il prévoit les dépenses de maintenance relatives à l’entretien courant de l’immeuble (produits de fournitures pour le nettoyage et l’éclairage) et aux menues réparations. Enfin, il peut renégocier les contrats d’entretien (ascenseur, chauffage).Ces dépenses prévues sont appelées par votre syndic sous forme de provisions trimestrielles.
Pour votre immeuble, le syndic doit faire apparaître clairement la position comptable de chaque copropriétaire vis-à-vis du syndicat ainsi que la situation de trésorerie du syndicat (article 18 de la loi de 1965). En tant que copropriétaire, vous devez juger de la trésorerie de votre immeuble en regardant les dépenses et les recettes qui, en principe, doivent s’équilibrer. En un clin d’œil aussi doit apparaître l’état des dettes et des créances.
Enfin, les comptes doivent mentionner clairement le nom des copropriétaires débiteurs et le montant de leurs dettes.